Libro de visitas de Inspección de Trabajo

Si tienes un restaurante, bar o cafetería, es probable que en algún momento hayas oído hablar del libro de visitas de la Inspección de Trabajo. Durante décadas fue un documento obligatorio que toda empresa debía tener en su centro de trabajo, listo para cuando apareciera un inspector.

 

Pero las cosas han cambiado. Desde 2016, el libro de visitas ya no es obligatorio. Aun así, sigue habiendo mucha confusión al respecto, y muchos hosteleros no tienen claro qué documentación deben tener preparada ante una posible inspección.

 

En este artículo te explicamos qué era el libro de visitas, por qué ya no es necesario, qué lo ha sustituido y, sobre todo, qué documentación sí debes tener en regla en tu negocio de hostelería.

 

¿Qué era el libro de visitas?

El libro de visitas era un documento físico, con hojas numeradas y selladas por la Inspección de Trabajo, que las empresas debían tener disponible en cada centro de trabajo. Cuando un inspector visitaba el negocio, anotaba en el libro una diligencia con los detalles de la actuación: fecha, aspectos revisados, incidencias detectadas, etc.

El libro tenía hojas autocopiativas: el inspector se quedaba con una copia y la empresa conservaba el original. Cuando se completaba, había que guardarlo durante cinco años y solicitar uno nuevo.Este sistema estuvo vigente durante más de un siglo, hasta que la digitalización de la administración y la simplificación de trámites lo dejaron obsoleto.

 

 

¿Por qué ya no es obligatorio?

La Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, eliminó la obligación de que las empresas adquirieran o diligenciaran libros de visitas. Posteriormente, la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, desarrolló el nuevo sistema de diligencias que sustituye al antiguo libro.

 

Desde el 13 de septiembre de 2016, las empresas que inicien su actividad no están obligadas a tener libro de visitas, ni en formato físico ni electrónico. El objetivo de este cambio fue reducir cargas administrativas y avanzar hacia una gestión más digital de los procedimientos de inspección.

 

 

 

¿Qué pasa si mi negocio tenía libro de visitas?

Si tu restaurante o bar existía antes de 2016 y tenías un libro de visitas, debías conservarlo durante cinco años desde la fecha de la última diligencia registrada. En la mayoría de casos, ese plazo ya ha vencido.

 

Si todavía conservas el libro, no es obligatorio mantenerlo, pero tampoco pasa nada por guardarlo. Lo importante es que sepas que ya no necesitas renovarlo ni solicitar uno nuevo si se agotó.

 

 

¿Qué sustituye al libro de visitas?

Ahora, cuando un inspector de Trabajo visita tu negocio, extiende una diligencia escrita en un documento oficial que él mismo aporta (material autocopiativo). En esa diligencia se recogen los mismos datos que antes se anotaban en el libro: fecha, aspectos examinados, incidencias detectadas, etc.

 

El inspector se queda con una copia y te entrega otra. Tu obligación es conservar esa copia durante cinco años desde la fecha de expedición, por si fuera requerida en el futuro.

 

Es decir, el sistema es muy similar al anterior, pero la carga administrativa de adquirir, diligenciar y mantener el libro ya no recae sobre la empresa.

 

 

Qué documentación sí debe tener tu restaurante ante una inspección

Aunque el libro de visitas ya no sea obligatorio, la Inspección de Trabajo puede presentarse en tu negocio en cualquier momento y requerir acceso a documentación laboral. No tenerla disponible o no tenerla en regla puede suponer sanciones importantes.

 

Esta es la documentación que debes tener preparada:

 

• Contratos de trabajo. Todos los contratos de tus empleados, firmados y actualizados. Incluye también las prórrogas y modificaciones si las hubiera.

 

• Registro de jornada. Obligatorio desde 2019. Debe reflejar la hora de entrada y salida de cada trabajador, cada día. Debes conservarlo durante cuatro años. Un software de TPV puede ayudarte a automatizar este registro.

 

• Nóminas y justificantes de pago. Las nóminas firmadas por los empleados o los justificantes de transferencia bancaria que acrediten el pago.

 

• Documentación de Seguridad Social. Justificantes de alta de los trabajadores (modelo TA.2) y recibos de cotización (RLC y RNT).

 

• Plan de prevención de riesgos laborales. Documento que recoge la evaluación de riesgos del centro de trabajo y las medidas preventivas adoptadas.

 

• Certificados de formación en PRL. Acreditación de que los empleados han recibido formación en prevención de riesgos laborales específica para su puesto.

 

• Reconocimientos médicos. Justificantes de los reconocimientos médicos ofrecidos a los trabajadores (aunque el trabajador puede rechazarlo, debes poder acreditar que lo ofreciste).

 

• Calendario laboral. Debe estar expuesto en un lugar visible del centro de trabajo, indicando festivos, horarios y descansos.

 

 

 

Consejos para tenerlo todo en orden

• Centraliza la documentación. Ten todos los documentos laborales en una carpeta o sistema accesible. Si llega una inspección, no puedes decir que "está en la gestoría" o "lo tengo en casa".

 

• Revisa el registro de jornada. Es uno de los puntos que más revisan los inspectores. Asegúrate de que se cumplimenta cada día y de que refleja la realidad.

 

• Actualiza los contratos. Si un trabajador cambia de jornada, de funciones o de condiciones, debe quedar reflejado por escrito.

 

• Conserva las diligencias de inspección. Si te visitan, guarda la copia de la diligencia durante cinco años. Puede que te la pidan en una inspección futura.

 

El libro de visitas de la Inspección de Trabajo ya no es obligatorio desde 2016. Si tu restaurante, bar o cafetería inició su actividad después de esa fecha, no necesitas tenerlo. Y si lo tenías de antes, probablemente ya haya pasado el plazo de conservación.

 

Lo que sí debes tener en regla es toda la documentación laboral de tu equipo: contratos, registro de jornada, nóminas, prevención de riesgos... Eso es lo que realmente revisará un inspector cuando visite tu negocio. Tenerlo todo ordenado y accesible te ahorrará problemas y posibles sanciones.

 

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